Vanguardia（以下「当方」といいます。）は、当方が提供する「Genaly」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報を含む利用者情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。
1. 保存されるデータ
Genalyでは、以下のデータを保存する場合があります。
1.1 アカウントおよびアクセス管理データ
- メールアドレス
- Firebase認証UID
- 表示名
- プロフィール画像URL
- ワークスペース所属情報
- 管理者権限情報
- 拡張機能利用者情報
- 拡張機能利用者の所属情報
1.2 拡張機能認証データ
- ワークスペースコード
- 拡張機能用ワンタイムパスワードのハッシュ
- 拡張機能用アクセストークン
- 拡張機能用リフレッシュトークン
- トークン有効期限
1.3 分析および利用データ
- 利用サービス名
- 外部コンテキストID
- 投稿日時
- プロンプト文字数
- プロンプト本文
- AI返信本文
- 抽出されたキーワード
- インテント分析結果
- 熟達度スコア
- 推定業務短縮時間
- サービス利用履歴
2. データ取得対象
Genalyは、以下の経路でデータを取得します。
- 利用者がWebアプリまたは管理画面へログインした際の認証・所属情報
- ブラウザ拡張機能を通じて連携対象サービス上で送信されたプロンプト
- ブラウザ拡張機能を通じて連携対象サービス上で受信または生成されたAI返信
- ワークスペース管理機能の利用時に入力されたメールアドレス、表示名、所属情報
拡張機能が取得するチャットデータの範囲は、ワークスペース設定の analysis_level および別途設定される本文永続保存抑止フラグにより制御されます。
- レベル1: 利用回数のみ
- レベル2: プロンプト文字数
- レベル3: プロンプト本文
- レベル4: プロンプト本文およびAI返信本文
本文永続保存抑止フラグが有効な場合でも、分析処理のためにプロンプト本文およびAI返信本文が一時的に取り扱われ、OpenAI APIへ送信されることがあります。ただし、その場合は本文を永続保存しない運用を行います。
3. データの利用目的
当方は、取得したデータを以下の目的で利用します。
- キーワード抽出
- ワードクラウド表示
- 時系列分析
- インテント分析
- 利用傾向分析
- 熟達度分析
- 業務時間短縮効果の推定
- 本サービスの改善
- 不正利用防止
- 障害対応
- サポート対応
- 規約違反調査
4. AIサービスの利用
4.1 OpenAI API
本サービスでは、OpenAI APIを利用して以下を行います。
- キーワード抽出
- インテント分析
- 利用傾向分析
- 熟達度分析
- 業務時間短縮効果の推定
利用者は、本サービスへ送信した内容がOpenAI APIへ送信されることに同意するものとします。
4.2 学習利用
当方が利用するOpenAI APIでは、送信されたデータがAIの学習に利用されない設定（仕様）が適用されています。
ただし、OpenAI社の利用規約に基づき、不正利用監視等の目的で一定期間（最大30日間）データが保持される場合があり、完全なデータ即時非保持を保証するものではありません。
5. 認証およびメール送信
本サービスでは、Firebase Authentication を利用したログインを提供します。
また、拡張機能利用者向けに、以下の認証関連メールを送信する場合があります。
- 拡張機能ログイン用の認証情報メール
これらのメールには、ログインに必要な情報が含まれる場合があります。
当方は、SMTPを利用して当該メールを送信します。
6. 個人情報および機密情報について
6.1 フィルタリング
本サービスは、送信されたテキスト内にメールアドレス、電話番号、一般的なAPIキー等のパターンを検知した場合、可能な限り自動でフィルタリング（マスキング等）を行います。ただし、このフィルタリングは完全性を保証するものではありません。
6.2 利用者責任
万が一、本サービスに個人情報等が含まれた場合、当方は本ポリシーに従ってこれを適切に管理し、利用者からの削除請求（第10条）があった場合は速やかに対応いたします。なお、利用者が意図的に送信した情報に起因する損害について、当方は責任を負いかねる場合があります。
7. 分析
本サービスでは、AIにより抽出または集計されたデータを利用して、以下の分析を行います。
- ワードクラウド表示
- 時系列分析
- インテント分析
- 熟達度分析
- 推定業務時間短縮効果の集計表示
- サービス利用回数分析
- プロンプト文字数分布分析
- 上昇キーワード分析
- 生プロンプト確認
これらの分析データは、対象ワークスペース内でのみ利用可能です。
8. 情報共有および第三者提供
当方は、以下の場合を除き、利用者情報を第三者へ提供しません。
- 利用者の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人命または重大な権利保護が必要な場合
- OpenAI API等の外部サービス利用時
- Firebase等の認証サービス利用時
当方は、利用者情報を販売しません。
9. データ保存期間
Genalyでは、本サービスの円滑な提供および利用者の意図しないデータ消失を防ぐため、取得したデータをアカウントまたはワークスペースの有効期間中、または本ポリシーに定める削除対応が行われるまで保持します。
ただし、拡張機能用アクセストークンおよびリフレッシュトークン、ワンタイムパスワード等の認証データには有効期限が設定される場合があります。
10. データ削除
10.1 削除対象
削除依頼に応じて、以下のデータを削除します。
- キーワード
- インテント分析結果
- 熟達度分析結果
- 分析データ
- ワークスペース関連情報
- メッセージ本文
- AI返信本文
- 利用履歴
10.2 対応期間
削除依頼に応じて、対象のデータを原則として1ヶ月以内に完全に消去します。
10.3 個人単位削除依頼
利用者はデータ削除を依頼できます。
個人単位での削除依頼は、対象ワークスペースの管理者が当該利用者を削除することにより対応します。
利用者は、所属するワークスペースの管理者へ削除を依頼するものとします。
10.4 ワークスペース単位削除依頼
ワークスペース管理者はお問い合わせからデータ削除を依頼できます。
お問い合わせの際には、ワークスペース名と契約日をご連絡ください。
10.5 拡張機能の削除またはログアウト
ブラウザ拡張機能の削除、ブラウザからのログアウト、またはワークスペースからの離脱を行った場合でも、保存済みの分析データは自動削除されません。
10.6 解約時
解約時には対象ワークスペースに関連するデータを削除します。
11. 国際的なデータ転送
本サービスは全世界向けに提供されます。
利用者情報は、日本国外を含むサーバへ転送または保存される場合があります。
また、OpenAI API、Firebase、メール配信その他外部サービスの利用に伴い、利用者情報が国外で処理される場合があります。
利用者は、本ポリシーに同意することにより、当該国外移転に同意したものとみなされます。
利用者情報は、米国その他日本国外のサーバに保存または処理される場合があります。
12. GDPRおよびCCPA対応
対象地域の利用者は、適用法令に基づき以下の権利を有する場合があります。
- 開示請求権
- 訂正請求権
- 削除請求権
- 処理制限請求権
- 異議申立権
- データポータビリティ権
これらの請求は、当方問い合わせ窓口までご連絡ください。
法令に基づき、原則としてリクエスト受領から1ヶ月以内に対応いたします。
利用者は、本サービスの利用停止および削除依頼を行うことで、将来のデータ処理への同意を撤回できます。
13. セキュリティ
当方は、利用者情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、合理的な安全管理措置を講じるよう努めます。
ただし、インターネット通信および外部サービス利用に伴う完全な安全性は保証できません。
当方は、アクセス制御、認証管理その他合理的な安全管理措置を講じるよう努めます。
14. 未成年の利用
未成年者が本サービスを利用する場合、法定代理人またはワークスペース管理者の同意を得た上で利用するものとします。
ワークスペース管理者は、必要に応じて利用者に対する適切な同意取得および利用管理を行う責任を負うものとします。
15. Cookie等の利用
当方は、本サービスおよび関連Webサイトにおいて、Cookieその他類似技術を利用する場合があります。
16. ポリシー変更
当方は、必要に応じて本ポリシーを変更できるものとします。
変更後のポリシーは、本サービスまたは関連Webサイトへ掲載した時点で効力を生じます。
17. お問い合わせ
データ削除またはデータ利用に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
18. 運営者情報
Vanguardia
神奈川県横浜市港北区新横浜一丁目１２番地４ ソルティア新横浜１００３
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